Зачем автоматизировать рутину
Типичный РОП тратит до 40% рабочего времени на рутинные задачи: формирование отчетов, рассылка напоминаний, проверка заполнения CRM. Это время можно вернуть на работу с людьми — коучинг, разбор сделок, развитие команды.
Автоматизация — это не про замену человека. Это про освобождение человека от того, что машина делает лучше и быстрее. Проверить, что менеджер не позвонил клиенту вовремя — это работа для робота. А вот разобрать с менеджером, почему он это не сделал — работа для РОПа.
Если на задачу уходит больше 10 часов в месяц — её стоит автоматизировать. Даже простая автоматизация за 30 000 руб. окупится за 2-3 месяца экономии вашего времени.
ROI автоматизации: считаем выгоду
Прежде чем автоматизировать, посчитайте окупаемость. Формула простая:
- Время на задачу — сколько часов в месяц уходит на процесс.
- Стоимость часа РОПа — делим ФОТ на рабочие часы (обычно 500-1500 руб./час).
- Стоимость автоматизации — разработка + поддержка в месяц.
- Срок окупаемости — стоимость / ежемесячная экономия.
Пример: Ежедневный отчет занимает 30 минут. Это 10 часов в месяц. При стоимости часа 1000 руб. вы тратите 10 000 руб./мес. Автоматизация отчета стоит 15 000 руб. Окупаемость — 1.5 месяца.
Автоматизации в CRM: базовый набор
Большинство CRM-систем позволяют настроить автоматизации без программирования. Вот минимальный набор для любого отдела продаж:
- Автоназначение лидов — новые заявки распределяются по менеджерам по очереди или по загрузке.
- Автозадачи при смене этапа — перевел сделку в "Выставлен счет" — автоматически создается задача "Позвонить через 3 дня".
- Автописьма и SMS — подтверждение встречи, напоминание об оплате, благодарность после сделки.
- Автоматический перенос "зависших" сделок — если сделка без активности 14 дней, она помечается как "требует внимания".
Не настраивайте больше 10-15 автоматизаций одновременно. Каждая новая автоматизация — это потенциальный сбой. Документируйте все настроенные правила и проверяйте их работу раз в месяц.
Уведомления и триггеры
Правильно настроенные уведомления — это ваши "глаза", которые следят за отделом 24/7:
- Пропущенные звонки — мгновенное уведомление в Telegram, если клиент не дозвонился.
- Крупные сделки — алерт РОПу при создании сделки выше определенной суммы.
- Отклонения от плана — ежедневный отчет по менеджерам, которые отстают от графика.
- Качество звонков — автоматический флаг на звонки короче 30 секунд или с низкой оценкой.
Совет: Настройте "тихие часы" для уведомлений. Некритичные алерты — только в рабочее время. Срочные (пропущенный звонок от VIP-клиента) — круглосуточно.
AI-инструменты для РОПа
Искусственный интеллект открывает новый уровень автоматизации — теперь можно автоматизировать не только простые действия, но и аналитику:
- Транскрибация звонков — AI переводит аудио в текст для анализа.
- Автоматический скоринг звонков — система оценивает соответствие скрипту и качество диалога.
- Выявление паттернов — AI находит корреляции между поведением менеджера и результатом (например, "менеджеры, которые задают вопрос X, закрывают на 20% больше").
- Генерация отчетов — формирование текстовых саммари по данным за период.
Что НЕ стоит автоматизировать
Не все процессы нужно автоматизировать. Некоторые вещи теряют смысл без человеческого участия:
- Обратная связь менеджеру — автоматическое "молодец" после сделки обесценивает похвалу. Хвалите лично.
- Сложные переговоры — AI-ассистенты не заменят живой диалог с ключевым клиентом.
- One-on-one встречи — шаблонные вопросы из бота не создают доверия.
- Увольнение и выговоры — это всегда должен делать человек, лично.
Мини-кейс: Что автоматизировать?
Как Zvonalitik помогает
Zvonalitik — это автоматизация контроля качества звонков "из коробки":
- Автотранскрибация — все звонки автоматически переводятся в текст. Вам не нужно слушать часы записей — читайте ключевые моменты.
- AI-скоринг — система сама оценивает соответствие скрипту, выявляет пропущенные этапы и проблемные места.
- Умные уведомления — алерты о проблемных звонках, отклонениях от нормы, аномалиях в поведении менеджеров.
- Готовые отчеты — ежедневные и еженедельные саммари по качеству работы отдела без ручного сбора данных.
Вместо того чтобы тратить 2-3 часа в день на прослушивание звонков, вы тратите 15-20 минут на просмотр готовой аналитики. Это и есть правильная автоматизация — высвобождение времени РОПа для работы с командой.