Зачем руководителю нужны ваши отчёты
Отчёт РОПа для генерального директора или собственника — это не формальность. Это инструмент принятия решений. CEO видит компанию сверху и не погружён в детали продаж. Ваша задача — дать ему ясную картину за 5 минут чтения.
CEO интересует не количество звонков, а ответ на три вопроса: выполним ли план, какие риски, что нужно от меня?
Плохой отчёт — это 10 страниц таблиц без выводов. Хороший отчёт — одна страница с цифрами, трендами и конкретными запросами.
Частота и форматы отчётности
Оптимальная частота зависит от динамики бизнеса. Для большинства B2B-компаний работает такая структура:
- Ежедневный flash-отчёт — 3-5 ключевых цифр в мессенджере. Выручка дня, количество сделок, pipeline. Без комментариев, только факты.
- Еженедельный отчёт — одна страница с динамикой за неделю, план/факт, топ-3 проблемы и топ-3 успеха.
- Ежемесячный отчёт — развёрнутый анализ с воронкой, сравнением менеджеров, прогнозом на следующий месяц.
- Квартальный обзор — стратегический взгляд: тренды рынка, изменения в конкурентной среде, предложения по улучшению.
Совет: Согласуйте формат с руководителем заранее. Спросите: "В каком виде вам удобнее получать информацию? Что для вас критично знать каждый день?"
7 метрик, которые волнуют CEO
Собственнику не нужны десятки показателей. Сфокусируйтесь на том, что влияет на бизнес:
- Выручка — план/факт в деньгах и процентах. Главная цифра отчёта.
- Pipeline — сумма потенциальных сделок в работе. Показывает запас прочности.
- Конверсия воронки — от лида до сделки. Индикатор эффективности процесса.
- Средний чек — динамика за период. Падение сигнализирует о проблемах.
- Цикл сделки — сколько дней от первого контакта до оплаты.
- Стоимость привлечения (CAC) — сколько тратим на одного клиента.
- Прогноз — ожидаемая выручка на конец периода с вероятностью.
Если CEO хочет детали — он спросит. Начните с минимума и добавляйте по запросу, а не наоборот.
Структура еженедельного отчёта
Используйте проверенный шаблон, который читается за 3 минуты:
Структура отчёта
Как визуализировать данные
Руководители — визуалы. Одна диаграмма заменяет страницу текста. Правила эффективной визуализации:
- Динамика — линейный график. Показывает тренды лучше любых таблиц.
- Сравнение — столбиковая диаграмма. План vs факт, этот месяц vs прошлый.
- Структура — круговая диаграмма. Доли каналов, продуктов, сегментов.
- Статус — светофор. Зелёный/жёлтый/красный для быстрой оценки.
Правило трёх цветов: Зелёный — план выполняется. Жёлтый — есть риски. Красный — нужна помощь. CEO должен за секунду понять статус.
Как подавать плохие новости
Скрывать проблемы — худшая стратегия. Руководители ценят честность и проактивность. Формула подачи плохих новостей:
Мини-кейс: план под угрозой
Формула плохих новостей: Факт + Причина + План действий + Запрос. Никогда не приходите с проблемой без предложения решения.
Сообщать о рисках заранее, а не оправдываться постфактум. CEO ценит предсказуемость больше, чем идеальные цифры.
Как Zvonalitik помогает
Zvonalitik автоматизирует сбор данных для отчётности:
- Готовые дашборды — ключевые метрики собраны в одном месте. Экспорт в PDF за один клик.
- Автоматические отчёты — настройте еженедельную рассылку на почту руководителя.
- Качественные показатели — добавьте в отчёт данные о качестве звонков. Это выделит вас среди других РОПов.
- Аргументы для решений — "Конверсия упала на 15% из-за снижения качества обработки возражений. Вот записи звонков, вот план обучения."